Claves para triunfar con tu Plan de Onboarding (presencial o remoto)

Onboarding

Muchas veces por falta de tiempo o por no darle la importancia que merece dejamos de lado algo tan crucial como el proceso de bienvenida o acogida (Onboarding) de las nuevas incorporaciones a nuestro proyecto empresarial. Dar la bienvenida a un nuevo miembro de nuestra familia laboral tiene un enorme impacto en nuestra imagen como empleador y en la «experiencia del empleado», que empieza desde el momento del reclutamiento hasta el día que se desvincula del proyecto ( si lo hace, claro).

¿Y a quién no le gusta una buena bienvenida?

Si la bienvenida a nuevos empleados es algo que no podemos descuidar nunca, es muy importante hacer una excelente planificación cuando alguien va a incorporarse a nuestro proyecto en modalidad teletrabajo. Si ya incorporarse a un nuevo proyecto es una situación estresante para la mayor parte de las personas, hacerlo cuando no tienes contacto personal con tus nuevos compañeros se hace mucho más cuesta arriba.

A continuación os expongo un proceso en tres etapas que espero os ayude a triunfar con vuestra próxima incorporación.

Tres fases para un plan de Onboarding exitoso

1. Pre-onboarding

Este momento es crucial para una persona que se va a incorporar a una Compañía, ya que hay muchas emociones en marcha: incertidumbre, cierto nerviosismo o estrés anticipatorio, dudas, ilusión…Por ello, os sugiero que os comuniquéis de alguna manera con el futuro empleado porque la inquietud desde que a alguien se le notifica que va a ser parte del equipo, hasta el día que se incorpora, puede ser considerable. Algunas sugerencias en esta etapa serían:

  • Escribir un mensaje de correo electrónico unos días antes o planificar una videollamada haciéndole ver que estamos pendientes de su incorporación y deseando que empiece a ser parte del equipo. Posible contenido del mensaje:
    • Debe ser un mensaje amable y personalizado (que no suene a mensaje estándar).
    • Incluir el programa del día de su incorporación para que se haga a la idea de que va a ser algo estructurado y de que alguien se va a ocupar de él/ ella,  reduciendo de esta manera la ansiedad anticipatoria.
    • Adelantar papeleo: se le pueden ir remitiendo al futuro empleado documentos que tendrá que firmar a su incorporación (contrato, clausulas de confidencialidad o competencia…). Aquí también se le podría ir enviando el Manual de Bienvenida, presentaciones de la empresa, etc)
    • Mostrad vuestra disponibilidad para resolver cualquier duda o inquietud relativa a su inminente incorporación
  • Preparad la ubicación del nuevo empleado, instalación y configuración de su equipo informático y cuenta de correo electrónico, material de oficina, móvil, etc.  Si la incorporación es remota, tendréis que haber dejado claro al futuro empleado antes de su incorporación cómo vais a resolver el tema de los recursos necesarios para el desempeño de su trabajo. Si tenéis empleados en remoto, recomiendo reflejar esta parte de una forma clara en vuestros manuales de política interna.
  • Todo el equipo debe conocer en esta etapa quién se va a incorporar, cuándo y cómo va a afectar a su propia posición. Además de estar al tanto de cuáles van a ser sus responsabilidades de cara al nuevo empleado, si las tienen.
  • Una vez diseñado todo vuestro protocolo de Onboarding, sería útil elaborar un Checklist para asegurarse de que todas las tareas previas y posteriores se están cumpliendo.

Si en esta fase le enviáis a vuestro futuro empleado un vídeo de bienvenida corporativo, ¡vais a triunfar seguro!. Este vídeo podría ser un excelente reflejo de vuestra cultura y de lo que la persona puede esperar una vez pase a formar parte de vuestro equipo. Podéis hacer algo sencillo o liaros la manta a la cabeza y ofrecer algo como el vídeo de onboarding de Zendesk , que seguro que cuando lo veáis, os va a provocar ganas de trabajar para ellos desde ya!!

Vídeo de Onboarding de Zendesk

2. Día de la incorporación

Lo ideal en esta etapa sería designar a una persona responsable del acompañamiento del nuevo empleado a lo largo de su primer día. Este anfitrión, conocería de antemano el programa y sería el encargado de asegurarse de su cumplimiento. Si no tenéis ningún perfil de Recursos Humanos en la empresa, sería idóneo elegir para esta tarea a una persona que refleje muy bien vuestra cultura corporativa y que sea amable, claro.

Un ejemplo de programa para el primer día en modalidad presencial podría ser:

  • Acogida por parte del anfitrión al nuevo empleado. 
  • Paseo por las instalaciones y presentación uno a uno de todos los miembros del equipo
  • Reunión con el CEO o responsable de la empresa para darle la bienvenida y mostrar accesibilidad para cualquier duda o inquietud.
  • Reunión con su responsable para conocerse mejor y hablar de los detalles de su puesto y de las acciones a llevar a cabo a lo largo de la primera o primeras semanas.
  • Reunión con otros miembros de su equipo si se considera relevante.
  • Compartir la  información sobre políticas y procedimientos, normativa sobre Seguridad e Higiene en el trabajo, etc
  • Acompañamiento a la persona a su puesto de trabajo donde idealmente podría ponerse un “Welcome Kit” (más adelante os hablo de esto)
  • Asegurarse de que ese día la persona coma con algún miembro del equipo. Valorad en cada caso quién sería la mejor persona para hacerlo: anfitrión, responsable del equipo, compañero, etc… Puede ser un buen momento para hablar de cómo va el día, sitios a los que se puede ir a comer por la zona, etc…
  • Después de la comida la persona podría ir ya a su ubicación, comenzar a empaparse de la documentación, etc…
  • Cerrar el día con una reunión para ver cómo se ha desarrollado la primera jornada.

En el caso de que la incorporación sea de una persona que trabaja en remoto, tendréis que realizar todas las reuniones virtualmente. Es muy importante usar en esta ocasión videollamadas o videoconferencias, no recurráis al frío correo electrónico. La persona que se incorpora ese día necesita un contacto lo más humano posible.

3. Días posteriores a la incorporación

Es tan importante para tu imagen como empleador cuidar al detalle el día de acogida como hacer un buen seguimiento del empleado los siguientes días y  semanas.

En este sentido os sugiero lo siguiente:

  • Además de la reunión al final del primer día, una reunión al final de cada semana durante el primer mes es esencial. Podríais hacer preguntas en esta línea: ¿Cómo va todo? ¿Cuáles son los principales retos a los que te has tenido que enfrentar esta semana? ¿Qué has echado de menos? ¿Qué te ha llamado especialmente la atención? ¿Con qué te gustaría contar para las próximas semanas?, etc.
  • Es importante realizar reuniones al final de cada mes en los meses consecutivos.

El manual de bienvenida

El Manual de Bienvenida podría entregarse tanto en el correo electrónico previo a la incorporación del empleado como en su primera jornada. Es interesante que esté en formato digital y colgado en la nube junto con el resto de información corporativa que necesitará para hacer su trabajo. Tenerlo en un repositorio en la nube os ayudará tanto para empleados que se incorporan en presencial como en remoto.

Lo que si me parece importante en este punto, es ver qué información presentamos al empleado y cómo lo hacemos en ese manual. 

Si pensamos en qué es lo que más podría interesarle a la mayoría de las personas que se incorporan a un nuevo proyecto, probablemente sería el ambiente laboral, la cultura y quiénes van a ser sus futuros compañeros.

Mi sugerencia de cara a elaborar ese manual sería clasificar la información diferenciando estas áreas:

  • Historia, visión y misión
  • Cultura, valores y “quién es quién”
  • Producto y flujo de trabajo
  • Temas prácticos: A quién acudir para qué; dudas sobre solicitud de vacaciones, nóminas, material de oficina, temas de seguridad, etc.

El «Welcome pack»

Un «Welcome pack» corporativo siempre va a dar un toque especial en vuestro proceso de Onboarding y además será una excelente ocasión de sacar a relucir vuestra marca. Los nuevos empleados estarán encantados de mostrar a sus familiares y amigos esos pequeños detalles que habéis tenido con ellos.

En incorporaciones presenciales, podríais incluso ir un paso más allá y decorar el puesto de trabajo del nuevo empleado. Seguro que le hacéis la bienvenida mucho más cálida y agradable. Os muestro dos ejemplos de las empresas Karmarana y th_nk de espacios de trabajo perfectamente acondicionados para sus nuevos empleados:

Para despedirme os adjunto una infografía de resumen de los pasos que os he descrito para tener un proceso de Onboarding de éxito. Si queréis podéis descargaros el documento PDF en este LINK. Y ahora…..¡A triunfar!!!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *